批量、快速输入数据的技巧方法?

批量、快速输入数据的技巧方法?

成都办公软件培训学校解答:

大多数Excel操作者不是专业打字员,打字速度有限,在录入数据时要尽量使用Excel提供的功能来加快数据的录入速度,提高工作效率。

提高录入速度的途径主要有:一、减少键盘的敲击。二、提高键盘录入的效率。现简述如下:

一、减少键盘的敲击

1、  使用已有数据

记忆式键入:如果在单元格中录入数据的起始字符与该列已有的录入项相符,Excel 可以自动填写其余的字符。但只能自动完成包含文字的录入项,或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项,请按【Enter】键。如果不想采用自动提供的字符,请继续键入。如果要删除自动提供的字符,请按 【Backspace】键。

使用下拉列表:如果要输入单元格所在列已经存在的数据项,可以使用下拉列表功能。操作方法:请用鼠标右键单击单元格,然后在出现的右键菜单上点击“从下拉列表中选择”。

使用数据有效性:Excel的数据有效性的序列功能给单元格提供了一个下拉选项,我们可以利用此功能提高数据输入的效率。具体操作方法请参见本章的第六节的相关内容。

2、  使用查找替换功能:如果某工作表中要多次录入某字符串,则可以先输入简写字符串,然后利用查找功能将其全部替换为所代表的字符串,以提高录入速度。如:某工作表中要多次录入“路凡教育”,录入时可以只录入“lfjy”。

使用自动更正功能:Excel 中的“自动更正”功能可以在操作的同时更正常见的键入错误,在Excel系统中已设定一些常见错误,如果键入这些错误字符,Excel会自动将其更正,如将“their is”更正为“there is”、将“百练成钢”更正为“百炼成钢”。Excel还可以添加自定义的更正词条。

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